Struktura organizacyjna urzędu

• reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz,
• prowadzenie bieżących spraw Gminy,
• podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
• wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
• zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
• okresowe zwoływanie - nie rzadziej jednak, niż raz w miesiącu - narad z udziałem pracowników Urzędu w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
• rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi pracownikami w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
• udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
• czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
• przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
• wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
• upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
• przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
• ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
• wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.
• wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy.
• kierowanie zarządzaniem kryzysowym oraz sprawami obronnymi w Gminie.

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

• opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
• opracowywanie projektów zakresów czynności na poszczególne stanowiska pracy,
• sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie,
• przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu i poprawy stanu technicznego środków pracy,
• sprawowanie nadzoru nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady,
• sprawowanie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków oraz interpelacji i zapytań,
• prowadzenie książki kontroli w Urzędzie,
• sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem zbioru przepisów gminnych i przepisów ogólnie obowiązujących,
• dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu,
• wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
• współdziałanie z radcą prawnym w zakresie sprawowania obsługi prawnej,
• koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
• przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
• sprawowanie nadzoru merytorycznego nad Biuletynem Informacji Publicznej,
• wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta,
• kierownictwo i nadzór nad referatem organizacyjnym oraz nad samodzielnymi stanowiskami pracy:

• stanowisko ds. infrastruktury społecznej,

• stanowisko ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i promocji gminy
• pracownicy obsługi.

Do zadań Skarbnika należy:

• wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
• przygotowywanie projektu budżetu gminy oraz realizacja budżetu,
• przygotowywanie projektów uchwał w sprawie zmian w budżecie gminy,
• kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
• przekazywanie pracownikom urzędu wytycznych i poleceń dotyczących opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego,
• współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej, w tym dokonywanie analizy budżetu i bieżące informowanie Wójta o jego realizacji,
• sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
• opracowywanie projektów wewnętrznych przepisów dotyczących prawidłowego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych,
• kontrola referatu finansów i budżetu oraz podległych jednostek pod względem prawidłowości gospodarowania finansami gminy,
• kierownictwo i nadzór nad referatem budżetu i finansów.
• wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

Do zadań referatu finansów i budżetu należy:

• przygotowywanie projektu uchwały budżetowej gminy oraz przedkładanie go w obowiązującym terminie do uchwalenia,
• opracowywanie planu finansowego Urzędu oraz planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej,
• przygotowywanie projektów uchwał rady gminy w sprawie zmiany uchwały budżetowej,
• przygotowywanie zarządzeń Wójta Gminy dotyczących zmian w budżecie,
• opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy dotyczących pożyczek i kredytów długoletnich oraz zaciąganych zobowiązań,
• przedkładanie Wójtowi Gminy projektów planów finansowych zakładów budżetowych i instytucji kultury do analizy i weryfikacji,
• czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej w poszczególnych okresach wykonywania budżetu oraz przestrzeganiem dyscypliny budżetowej,
• okresowe analizowanie wykonania budżetu i opracowywanie materiałów w tym zakresie dla potrzeb Rady Gminy i Wójta Gminy,
• współpraca z Urzędem Wojewódzkim w zakresie dotacji na zadania zlecone i własne gminy,
• sporządzanie bilansów łącznych oraz bilansu jednostki samorządu terytorialnego,
• sporządzanie informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz rocznego opisowego sprawozdania z wykonania budżetu gminy,
• sporządzanie sprawozdań statystycznych z realizacji budżetu,
• prowadzenie rachunkowości budżetu Gminy z uwzględnieniem rozrachunków z jednostkami organizacyjnymi Gminy,
• sprawowanie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
• opracowywanie w części finansowej wniosków o udzielenie pożyczek i przygotowywanie dokumentów niezbędnych do uzyskania opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej,
• koordynowanie i regulowanie systemu rachunkowości Urzędu zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów,
• obsługa finansowo – księgowa Urzędu wraz z prowadzeniem księgowości funduszy celowych,
• prowadzenie księgowości mienia komunalnego oraz sporządzanie obowiązujących w tym zakresie sprawozdań
• prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi oraz rozliczanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie planowania i wykonywania dochodów budżetowych oraz naliczanie i odprowadzanie przedpłat na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz rozliczania podatku VAT.
• prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych w zakresie ustalenia wysokości zobowiązań pieniężnych, a także orzekania w sprawach ulg, umorzeń zobowiązań, odroczeń i rozłożenia na raty należności podatkowych i innych należności,
• prowadzenie egzekucji administracyjnej w granicach uprawnień,
• załatwianie indywidualnych spraw z zakresu zobowiązań podatkowych, skarg, wniosków, wydawanie zaświadczeń,
• prowadzenie księgowości podatkowej, rozliczanie sołtysów z zainkasowanej gotówki,
• kontrola prawidłowości składanych deklaracji podatkowych osób prawnych i informacji podatkowych osób fizycznych,
• zabezpieczanie hipoteczne należności gminy,
• wymiar podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, od środków transportowych, oraz dokonywanie zmian w podatkach na podstawie składanych deklaracji, informacji oraz zawiadomień,
• ewidencja księgowa podatków i współpraca z Urzędem Skarbowym w celu egzekucji zaległości podatkowych,
• realizowanie powszechności opodatkowania poprzez dokonywania kontroli podatkowych,
• prowadzenie spraw dotyczących podatków będących dochodem gminy, a pobieranych przez Urząd Skarbowy,
• wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,
• przygotowywanie projektów uchwał określających wysokość stawek podatkowych,
• prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej podatków,
• wydawanie decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego do produkcji

Do zadań Referatu ds. gospodarki komunalnej, rolnictwa i ochrony środowiska należy:

• podejmowanie czynności mających na celu zapewnianie warunków objęcia wszystkich mieszkańców Gminy zorganizowanym systemem odbierania wszystkich rodzajów odpadów komunalnych oraz zapewnianie warunków funkcjonowania systemu selektywnego zbierania i odbierania odpadów komunalnych,
• opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi,
• opiniowanie działalności w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów,
• wydawanie decyzji nakazujących posiadaczowi odpadów usunięcie odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania, wskazywanie sposobu wykonania tej decyzji,
• wspomaganie działań mających na celu tworzenie i aktualizację „Gminnego Programu Ochrony Środowiska” oraz raportów z jego wykonania,
• przedkładanie marszałkowi województwa informacji o rodzaju, ilości i miejscach występowania substancji stwarzających szczególne zagrożenie dla środowiska,
• wydawanie decyzji nakazujących osobie fizycznej, której działalność negatywnie oddziałuje na środowisko, wykonanie w określonym czasie czynności zmierzających do ograniczenia negatywnego oddziaływania na środowisko,
• wydawanie decyzji, wstrzymującej użytkowanie instalacji prowadzonej przez osobę fizyczną w ramach zwykłego korzystania ze środowiska,
• czynności związane z wdrażaniem „Programu usuwania wyrobów zawierających azbest z terenu Gminy Wierzchowo” oraz eliminacją ze środowiska wyrobów zawierających azbest (w szczególności pokryć dachowych),
• wspomaganie edukacji ekologicznej oraz działań informacyjnych i zapobiegawczych mających na celu ukształtowanie świadomości ekologicznej mieszkańców oraz redukcję ilości odpadów wytwarzanych w gospodarstwach domowych,
• współpraca z innymi jednostkami przy organizacji imprez związanych z ochroną środowiska,
• wspieranie działań mających na celu wykorzystywanie odnawialnych źródeł energii oraz pomoc przy wprowadzaniu bardziej przyjaznych dla środowiska nośników energii oraz nowych rozwiązań technologicznych,
• prowadzenie postępowania w sprawie wydania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach,
• udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie oraz prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie,
• wydawanie decyzji zezwalających na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości,
• wydawanie decyzji w zakresie wymierzania kar pieniężnych za usuwanie drzew lub krzewów bez wymaganego zezwolenia,
• nadzór nad realizacją obowiązków właścicieli nieruchomości związanych z utrzymaniem czystości i porządku, a w przypadku stwierdzenia niewykonania obowiązków, wydawanie decyzji nakazujących wykonanie obowiązku,
• wydawanie decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia na prowadzenie przez przedsiębiorcę działalności w zakresie: odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części,
• prowadzenie ewidencji: zbiorników bezodpływowych, przydomowych oczyszczalni ścieków, umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości,
• udostępnianie mieszkańcom na stronie internetowej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o znajdujących się na terenie Gminy podmiotach zbierających zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny pochodzący z gospodarstw domowych,
• zapewnienie zbierania, transportu i unieszkodliwiania zwłok bezdomnych zwierząt lub ich części oraz współdziałanie z przedsiębiorcami podejmującymi działalność w tym zakresie,
• wydawanie decyzji, nakazujących właścicielowi gruntu przywrócenie stanu poprzedniego lub wykonanie urządzeń zapobiegających szkodom,
• zatwierdzanie ugody w sprawie zmiany stanu wody na gruntach, jeżeli zmiany te nie wpłyną szkodliwie na inne nieruchomości lub na gospodarkę wodną,
• współdziałanie ze Spółkami Wodnymi przy określaniu potrzeb konserwacji urządzeń melioracyjnych
• udział w odbiorach robót konserwacyjnych na urządzeniach melioracyjnych
• wydawanie decyzji odbierających czasowo zwierzę właścicielowi lub opiekunowi znęcającemu się nad zwierzęciem,
• wydawanie zezwoleń (cofanie zezwoleń) na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną,
• przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń do organu Inspekcji Weterynaryjnej o otrzymaniu zawiadomienia o podejrzeniu wystąpienia choroby zakaźnej zwierząt,
• wydawanie opinii w sprawie rocznych planów łowieckich sporządzanych przez dzierżawców obwodów łowieckich,
• współdziałanie z dzierżawcami i zarządcami obwodów łowieckich oraz nadleśniczymi w sprawach związanych z zagospodarowaniem obwodów łowieckich, w szczególności w zakresie ochrony i hodowli zwierzyny,
• przyjmowanie zawiadomień w sprawie dostrzeżonych objawów chorób zwierząt żyjących wolno,
• wydawanie opinii w sprawie dzierżawy obwodów łowieckich,
• prowadzenie mediacji pomiędzy właścicielem lub posiadaczem gruntu, a dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego dla polubownego rozstrzygnięcia sporu o wysokość wynagrodzenia za szkody wyrządzone przy wykonywaniu polowania lub w uprawach i płodach rolnych przez dziki, łosie, jelenie, daniele i sarny
• wydawanie decyzji nakazujących wykonanie zabiegów ochronnych właścicielowi zdegradowanych z jego winy gruntów rolnych oraz gruntów zrekultywowanych na cele rolne,
• wydawanie opinii w sprawach rekultywacji i zagospodarowania gruntów na cele rolnicze,
• opracowywanie zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych oraz prowadzenie rejestru wydawanych zezwoleń na w/w uprawy
• nadzór nad uprawami maku lub konopi włóknistych, wydawanie nakazów zniszczenia upraw maku lub konopi włóknistych w przypadku stwierdzenia prowadzenia upraw w sposób niezgodny z przepisami prawa,
• przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń do wojewódzkiego inspektora ochrony roślin i nasiennictwa o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia organizmów kwarantannowych,
• współdziałanie w przeprowadzaniu wyborów do Izb Rolniczych oraz współpraca z Izbami Rolniczymi
• udział w szacowaniu strat w uprawach rolnych znajdujących się na obszarach gdzie powstały szkody na wskutek suszy, gradobicia, wymarznięcia, powodzi, nadmiernych opadów atmosferycznych, organizowanie pomocy dla rolników dotkniętych klęskami żywiołowymi
• przekazywanie sołtysom i mieszkańcom Gminy informacji otrzymanych z Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa na temat pozyskiwania funduszy unijnych oraz terminów i tematów prowadzonych szkoleń,
• współpraca z Okręgową Stacją Chemiczno-Rolniczą w zakresie agrochemicznej obsługi rolnictwa,
• współpraca ze Strażą Gminną w zakresie ochrony środowiska oraz utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy, udział w kontrolach, oględzinach i czynnościach sprawdzających w związku z zaistniałymi interwencjami i skargami mieszkańców,
• opracowywanie projektów i przygotowanie wniosków o dofinansowanie zadań ze środków pozabudżetowych (NFOŚiGW, WFOŚiGW),
• prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych.

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno-opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:

• rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
• sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
• sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
• przechowywania i konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
• przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa o aktach stanu cywilnego,
• organizowania uroczystości rodzinnych związanych z jubileuszem pożycia małżeńskiego,
• przekazywania zmian dotyczących stanu cywilnego dla ewidencji ludności,
• wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie,
• wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

• prowadzenie ewidencji ludności,

• przygotowanie i przeprowadzanie poboru do wojska,

• udzielanie pomocy i informacji organom wojskowym, policji, sądom, prokuraturze z zastosowaniem ustaw o informacjach niejawnych i ochronie danych osobowych,
• prowadzenie spraw związanych z wyborami, referendami w zakresie przygotowywania spisów wyborców,
• planowanie zadań obrony cywilnej,
• tworzenie formacji obrony cywilnej,
• prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej,
• prowadzenie spraw: akcji kurierskiej, nakładanie świadczeń na rzecz obrony, stałego dyżuru, odtwarzania ewidencji wojskowej.

Do zakresu działania Strażnika Straży Gminnej należą zadania określone w Regulaminie Organizacyjnym Straży Gminnej w Wierzchowie. Ponadto:

• prowadzenie spraw dotyczących zarządzania kryzysowego;

• przygotowanie i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej;

• realizacja planowania operacyjnego i szkolenia obronnego w gminie;

• planowanie zadań obrony cywilnej;

• tworzenie formacji obrony cywilnej;

• prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej;

• prowadzenie spraw: akcji kurierskiej, nakładanie świadczeń na rzecz obrony, stałego dyżuru, odtwarzania ewidencji wojskowej.

• zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywanie;

• współdziałanie z organizacjami samorządu lekarsko-weterynaryjnego oraz innymi instytucjami i organizacjami społecznymi w zakresie ochrony zwierząt.

Do zadań stanowiska ds. zagospodarowania przestrzennego i drogownictwa należy:

• prowadzenie spraw związanych ze sporządzeniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,
• prowadzenie spraw związanych ze sporządzeniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
• wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
• wydawanie opinii urbanistycznych,
• wydawanie opinii dotyczących lokalizacji inwestycji,
• udostępnianie do wglądu obowiązujących miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, udzielanie ustnych informacji o przeznaczeniu działek i możliwości ich zagospodarowania,
• prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
• dokonywanie oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy,
• przyjmowanie i analiza wniosków w sprawie sporządzania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a także - weryfikacja ich spójności ze „Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania Gminy”,
• przygotowywanie decyzji o warunkach zabudowy i o lokalizacji inwestycji celu publicznego w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
• prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego,
• współdziałanie z organami administracji rządowej w zakresie nadzoru urbanistyczno-architektonicznego,
• organizowanie konserwacji i remontów oświetleń ulicznych, ewidencja punktów świetlnych,
• rozliczanie opłat za energię elektryczną wykorzystaną do oświetlenia dróg na terenie Gminy,
• prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem siecią dróg gminnych,
• wyrażanie zgody na wejścia w teren (gminne zasoby nieruchomości),
• realizacja zadań przypisanych wójtowi wynikających z ustawy o publicznym transporcie zbiorowym,
• podejmowanie działań w celu pozyskania środków pomocowych z zewnątrz na realizację zadań gminy.

Do zadań stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami należy:

• tworzenie, gospodarowanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki,
• zbywanie, zamiana, zrzeczenie się, oddawanie w użytkowanie wieczyste, w najem, dzierżawę, użyczenie lub oddanie w trwały zarząd nieruchomości stanowiących zasób mienia gminnego, sporządzanie umów w tym zakresie,
• ewidencjonowanie gminnego zasobu nieruchomości,
• zapewnianie wyceny tych nieruchomości,
• sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości,
• organizowanie przetargów na sprzedaż nieruchomości lub oddawanie w wieczyste użytkowanie,
• wykonywanie prawa pierwokupu nieruchomości,
• zbywanie lokali na rzecz najemców i ustalanie na ich rzecz wspólnoty użytkowania wieczystego gruntów,
• ustanawianie i wygaszanie służebności gruntowych i innych praw na nieruchomościach gminnych,
• ustalanie sposobu i terminów zagospodarowania nieruchomości gruntowych oddanych w wieczyste użytkowanie,
• wydawanie decyzji zatwierdzających podział nieruchomości,
• prowadzenie spraw dotyczących przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności dla gruntów stanowiących własność Gminy,
• prowadzenie postępowania w sprawach o rozgraniczenie nieruchomości, w celu ustalenia przebiegu ich granic poprzez położenie gruntów i linii granicznych,
• ustalanie i wypłacanie odszkodowań za grunty przejęte pod drogi na własność Gminy na podstawie decyzji o podziale nieruchomości,
• wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem postępowania w sprawie scalania i wymiany gruntów,
• przygotowywanie projektów statutów wspólnot gruntowych,
• zbywanie, zamiana, przeznaczanie na cele publiczne wspólnot gruntowych,
• organizowanie pracy komisji inwentaryzacyjnych mienia gminnego do celów komunalizacji,
• nabywanie nieruchomości rolnych stanowiących własność Skarbu Państwa w trybie art. 28 ustawy z dnia 21 stycznia 2000 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z funkcjonowaniem administracji publicznej,
• współpraca z Wydziałem Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Drawsku Pomorskim w zakresie regulowania stanu prawnego nieruchomości gminnych,
• prowadzenie rejestru najemców lokali mieszkalnych i użytkowych stanowiących zasób Gminy,
• utrzymywanie budynków i mieszkań na poziomie umożliwiającym zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych, organizowanie bieżącego przeglądu technicznego lokali, ustalanie niezbędnych prac remontowych,
• sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych,
• organizowanie przetargów na wynajem lokali użytkowych,
• przyjmowanie podań od osób ubiegających się o przydział lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy, kompletowanie niezbędnych dokumentów,
• koordynowanie spraw związanych z ustaleniem i stosowaniem czynszu za lokale mieszkalne,
• opracowywanie propozycji do budżetu Gminy w zakresie zadań lokalowego zasobu Gminy,
• opracowywanie projektów zasad gospodarowania lokalowym zasobem Gminy,
• opracowywanie informacji o stanie mienia komunalnego,
• prowadzenie spraw związanych z numeracją nieruchomości,
• wydawanie zaświadczeń dotyczących okresu zatrudnienia w gospodarstwie rolnym,
• opiniowanie projektów podziałów działek pod względem ich zgodności z ustaleniami planu przestrzennego zagospodarowania Gminy lub decyzjami o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

• zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu,
• zapewnienie obsługi Rady Gmin, a w szczególności:
• podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Gminy sprawne kierowanie pracą Rady,
• wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesjami Rady i posiedzeniami Komisji,
• przekazywanie radnym materiałów informacyjnych poddawanych pod obrady Rady i Komisji,
• obsługa organizacyjna i kancelaryjna posiedzeń Rady i Komisji,
• opracowywanie, przy współudziale Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji, planów pracy oraz udzielanie pomocy w ich realizacji,
• udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu radnego,
• prowadzenie rejestru uchwał, wniosków Komisji i radnych,
• prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego
• wdrażanie uchwał Rady Gminy, przygotowanie informacji z realizacji uchwał i wniosków podjętych na Sesjach Rady Gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
• ogłaszanie poprzez obwieszczenia treści podejmowanych uchwał,
• przygotowywanie i organizowanie korespondencji zewnętrznej Rady,
• wykonywanie czynności w zakresie archiwizowania dokumentów Rady,
• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy dokumentacji kadrowej związanej z czynnościami z zakresu prawa pracy pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
• nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
• naliczanie wynagrodzeń pracownikom Urzędu i pracownikom interwencyjnym,
• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników w ramach stosunku pracy osób fizycznych, z którymi Urząd zawiera umowy cywilno prawne,
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego,
• prowadzenie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń odnośnie:
• podatku dochodowego od osób fizycznych,
• składek ZUS,
• składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w sprawie organizowanie prac interwencyjnych, publicznych dla osób bezrobotnych z terenu Gminy oraz organizowanie kontroli realizacji pracy wykonywanej przez bezrobotnych, współpraca w tym zakresie z sołtysami,
• organizowanie badań profilaktycznych pracowników szczególnie badań lekarskich wstępnych i okresowych
• prowadzenie archiwum zakładowego oraz nadzorowanie stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• organizowanie załatwiania skarg i wniosków mieszkańców,
• zapewnienie prawidłowej obsługi mieszkańców przez Urząd,
• wykonywanie wyznaczonych zadań z zakresu wyborów, referendów,
• organizowanie i prowadzenie działalności socjalno-bytowej dla pracowników urzędu i ich rodzin oraz emerytów i rencistów,
• prowadzenie sekretariatu urzędu i dziennika korespondencji urzędowej,
• wykonywanie czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji,
• prowadzenie całokształtu spraw związanych z zapewnieniem należytego stanu technicznego sprzętu, maszyn i urządzeń oraz zakupem materiałów biurowych, środków czystości, prowadzenie magazynu materiałowego, ubezpieczenia, ewidencji i nadzoru majątku urzędu,
• zapewnienie czystości i porządku w pomieszczeniach urzędu, zapewnienie należytego funkcjonowania urządzeń, instalacji oraz bieżąca konserwacja.
• prenumerata wydawnictw naukowych, dzienników i czasopism,
• rejestr pieczątek, zamawianie pieczęci a także dokonywanie likwidacji nieaktualnych i zużytych,
• realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy , a w szczególności:
• organizowania ochrony informacji niejawnych prowadzenie kancelarii tajnej bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów zawierających informacje niejawne,
• klasyfikowania informacji niejawnych,
• udostępniania informacji niejawnych, egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
• realizowanie zadań Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych, podlegającego bezpośrednio Wójtowi. Zakres zadań Pełnomocnika obejmuje:
• zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych
• prowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy określonych w ?Wykazie osób mających dostęp do informacji niejawnych?
• zapewnienie ochrony informacji niejawnych
• ochrona systemów i sieci teleinformatycznych
• zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej
• kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji
• okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,
• opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
• obsługa samorządu mieszkańców, a w szczególności:
• prowadzenie zbiorów protokołów zebrań wiejskich i rad sołeckich, a także rejestru uchwał tych organów,
• informowanie Wójta o treści projektów uchwal i podjętych uchwałach
• ustalanie harmonogramu zebrań wiejskich oraz zapewnianie udziału w nich przedstawicieli organów, zgodnie z tematyką zebrania,
• współpraca z sołtysami wsi, organizowanie pomocy w zakresie realizacji statutowych zadań,
• aktualizowanie statutów sołectw, przedkładanie Wójtowi projektu zmian zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• organizowanie konsultacji społecznych zarządzonych przez Radę oraz wykonywanie czynności związanych z kompetencjami Rady dotyczącymi przeprowadzania referendów,
• prowadzenie spraw związanych z informatyzacją urzędu, w szczególności:
• sporządzenie strony internetowej Gminy i wprowadzanie bieżącej informacji z działalności Gminy, umieszczanie ogłoszeń, obwieszczeń itp.
• systematyczne wprowadzanie danych do BIP według obowiązujących w tym zakresie przepisów,
• nadzór nad przeglądami i konserwacjami systemów służących do przetwarzania danych osobowych, systemem komunikacji w sieci komputerowej,
• nadzór nad naprawami konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych,
• prowadzenie ewidencji urządzeń oraz programów komputerowych,
• prowadzenie analizy w zakresie wyposażenia stanowisk pracy w komputery
• wykonywanie czynności związanych ze sprawdzaniem systemu pod kątem obecności wirusów komputerowych,
• nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu,
• współdziałanie przy opracowywaniu i monitorowaniu zabezpieczeń zbiorów danych osobowych,
• podejmowanie natychmiastowych działań zabezpieczających stan systemu informatycznego w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu zabezpieczeń systemu informatycznego lub informacji o zmianach działania programu lub urządzeń wskazujących na naruszenie bezpieczeństwa danych,
• bieżąca analiza ofert rynku programów komputerowych dla samorządu gminnego pod kątem przydatności ich dla pracy merytorycznej Urzędu Gminy,
• świadczenie pomocy merytorycznej pracownikom Urzędu Gminy w zakresie wprowadzania nowych programów komputerowych, bieżącego ich funkcjonowania oraz stałej aktualizacji dostosowując do aktualnych wymagań,
• prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
• prowadzenie spraw z zakresu ewidencji działalności gospodarczej,
• przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Ponadto pracownik ds. techniczno-kancelaryjnych pełni funkcję Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych i podlega w tych sprawach bezpośrednio Wójtowi. Zakres zadań pełnomocnika obejmuje:

• zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.
• prowadzenie postępowania sprawdzającego w stosunku do pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy określonych w "Wykazie osób mających dostęp do informacji niejawnych",
• zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
• ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
• zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
• kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji,
• okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,
• opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji, szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Do stanowiska ds. infrastruktury społecznej należy:

• prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy z zakresu oświaty i ochrony zdrowia, a w szczególności dotyczących:
• tworzenia, prowadzenia i likwidacji szkół, przedszkoli i jednostek opieki zdrowotnej,
• koordynacji transportu i opieki w czasie przewozu uczniów do szkół,
• ustalania, w porozumieniu z kuratorem oświaty, planu sieci szkół i przedszkoli oraz granic ich obwodów,
• prowadzenia spraw dotyczących pozyskiwania środków na działalność przedszkoli, szkół i jednostek opieki zdrowotnej,
• organizowania konkursów na stanowisko dyrektora szkoły i przedszkola,
• współpracy z nadzorem pedagogicznym, radami pedagogicznymi i podmiotami zapewniającymi podstawową opiekę medyczną na terenie gminy,
• współpracy z branżowymi związkami zawodowymi szkół.
• prowadzenie spraw z zakresu lokalnego rynku pracy, a w szczególności dotyczących:
• badania poziomu stanu bezrobocia i zatrudnienia w gminie,
• współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie udzielania informacji,
• analizy przyczyn wzrostu stanu bezrobocia lub jego spadku,
• analizy nakładów przeznaczonych na walkę z bezrobociem,
• analizy możliwości tworzenia nowych miejsc pracy,

Do zadań stanowiska ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych i promocji gminy należy:

• inicjowanie, planowanie, koordynowanie, monitorowanie i rozliczanie przedsięwzięć i projektów związanych z pozyskiwaniem i wykorzystaniem środków pomocowych Unii Europejskiej oraz poza budżetowych źródeł finansowania ? przygotowywanie wniosków w tym zakresie,
• sporządzanie bieżących informacji dotyczących możliwości pozyskania przez Gminę dodatkowych środków finansowych na realizację inwestycji,
• sporządzanie sprawozdań z wykorzystania środków pomocowych,
• nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów, przygotowywanie negocjacji z przedstawicielami instytucji krajowych i międzynarodowych udzielających pomocy finansowej, współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami działającymi na terenie Gminy Wierzchowo,
• współpraca z Urzędem Marszałkowskim i innymi podmiotami w zakresie przygotowania projektów dofinansowywanych z funduszy strukturalnych, koordynowanie i monitorowanie realizacji projektów w ramach funduszy strukturalnych oraz programów pomocowych.
• promocja gminy w szczególności:
• opracowywanie, aktualizowanie i promowanie oferty gospodarczej i turystycznej gminy,
• inicjowanie i współuczestnictwo w organizacji wystaw, targów i giełd,
• koordynacja spraw związanych ze współpracą z zagranicą,
• współdziałanie z instytucjami prowadzącymi działalność kulturalną i sportową,
• udział w imprezach organizowanych na terenie gminy, prowadzenie kroniki gminnej oraz innych opracowań o gminie,
• bieżące aktualizowanie strony internetowej Gminy Wierzchowo.
• realizacja zadań przypisanych do realizacji wójtowi gminy, a wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, w szczególności prowadzenie gminnej ewidencji zabytków.